Alles wat een werknemer voor de werkzaamheden van zijn werkgever ontvangt, is in beginsel belast als loon bij die werknemer. Binnen de Werkkostenregeling (WKR) zijn hier uitzonderingen op mogelijk. Ook kan een bepaald percentage van de totale fiscale loonsom van de werkgever worden besteed aan vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen aan de werknemers, zonder dat dit belast is bij de werknemers. Deze ruimte heet de vrije ruimte. Wat zijn de voorwaarden die behoren tot de WKR? We vertellen u er meer over.

Het is belangrijk dat alle vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen die de werkgever in de vrije ruimte opneemt worden beoordeeld op gebruikelijkheid. Een voorbeeld: het is niet gebruikelijk als de ene medewerker een groot kerstpakket krijgt en de andere medewerker geen kerstpakket of veel kleiner. Het kan zijn dat de werkgever niet binnen deze vrije ruimte blijft. Afwijken mag, maar dan moet aan de Belastingdienst een eindheffing betaald worden. Er zijn immers te veel vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen onbelast verstrekt. Als het bedrag van een vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling meer is dan € 2.400 dan dient getoetst te worden op gebruikelijkheid. Als wordt bepaald dat dit ongebruikelijk is dan wordt het bedrag dat wel gebruikelijk is bepaald en verhoogd met 30%. Dit bedrag mag dan in de vrije ruimte worden opgenomen, het meerdere moet als loon worden uitgekeerd.

HOE GROOT IS DE VRIJE RUIMTE?

Om de werkgever èn werknemer tegemoet te komen tijdens de coronacrisis, is deze vrije ruimte in 2020 en nu ook in 2021 verhoogd. Deze is vastgesteld op 3% van de fiscale loonsom tot € 400.000. De vrije ruimte van de loonsom boven € 400.000 is in 2021 wel gedaald van 1,2% naar 1,18%. Dit betekent dat de vrije ruimte maximaal € 5.200 hoger wordt dan in eerste instantie voorzien. De vrije ruimte van de eerste € 400.000 bedraagt vanaf 2022 weer 1,7%.

KEUZES DUURZAAMHEID EN CORONA

Komen vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen boven het maximum van de vrije ruimte uit, dan is het meerdere belast en heeft de werkgever twee opties:

1. Het meerdere individueel belast bij de werknemer, waardoor de belasting voor rekening van de werknemer komt.
2. Het meerdere wordt ook aangewezen als ‘eindheffingsbestanddeel’. In dat geval betaalt de werkgever 80% eindheffing.

WAT KIEST DE WERKGEVER?

Een eindheffing van 80% klinkt veel, maar in sommige gevallen is het voordeliger om het meerdere op deze manier te belasten dan via de loonstrook van de werknemer. Helaas is het niet toegestaan om een tariefvoordeel een doorslaggevende rol te laten spelen bij het onderbrengen in de werkkostenregeling. Oftewel, de gebruikelijkheidstoets is ingesteld om te voorkomen dat de werkgever ‘normaal’ loon onder de werkkostenregeling onderbrengt. Dus bepaal per situatie of je iets onder de werkkostenregeling mag/kan onderbrengen en denk er daarbij over na of iets gebruikelijk is. Tot slot: de fiscus doet bij een vergoeding, verstrekking of ter beschikkingstelling onder de € 2.400 niet moeilijk, daarboven is een onderbouwing dus noodzakelijk over waarom iets in de vrije ruimte is ondergebracht.

Wilt u deze keuze niet alleen maken? Wij helpen u graag. Neem daarvoor contact op met onze accountants of uw relatiebeheerder via info@hlg.nl of 033 – 434 72 00.