Nederland werkt massaal thuis. Uw werknemers ook. Zij hoeven dus niet te reizen voor hun werk. Normaliter betaalt u uw werknemer een vaste reiskostenvergoeding per maand. Deze reiskostenvergoeding was onbelast. Mag u dit bedrag nu nog wel onbelast uitkeren? Antwoord: voorlopig nog wel. Maar let op, dat kan veranderen.
Als uw werknemers met hun eigen auto naar hun werk reizen, mag u als werkgever de reiskosten vergoeden. Veelal wordt aangesloten bij het maximum bedrag dat onbelast kan worden vergoed. Dat is € 0,19 per kilometer.
Reist uw werknemer regelmatig naar een vaste plek, bijvoorbeeld uw kantoor, dan mag u maandelijks een vaste onbelaste vergoeding geven. Dit voorkomt de administratieve last van maandelijks op basis van declaraties de gereden kilometers te vergoeden. De vaste vergoeding is gebaseerd op € 0,19 per kilometer, vermenigvuldigd met het aantal keren in een jaar dat uw werknemer zijn zakelijke reizen vermoedelijk aflegt en de lengte van die reizen.
VOORWAARDEN
Aan een vaste maandelijkse reiskostenvergoeding zijn voorwaarden verbonden. Allereerst dient de werknemer minimaal 36 weken per jaar naar zijn vaste werkplek te reizen. Is dit het geval dan mag u voor de vaste reiskostenvergoeding uitgaan van 214 reisdagen per jaar. Hierbij is reeds rekening gehouden met verlof en ziekte. Werkt de werknemer parttime, dan dient dit aantal naar evenredigheid te worden toegepast.
Alleen bij een enkele reisafstand van meer dan 75 kilometer, bent u verplicht op basis van een nacalculatie te beoordelen of de betaalde vergoeding juist was. Eventueel bovenmatige vergoedingen kunnen door de werknemer worden terugbetaald of dient u tot het belaste loon te rekenen.
Als er nog voldoende ruimte is kan dit (onder de werkkostenregeling) ook worden opgenomen in de vrije ruimte waarmee belastingheffing hierover kan worden voorkomen.
Wanneer zich gedurende het jaar bijzondere omstandigheden voordoen, dient u de vaste reiskostenvergoeding aan te passen. Denk bijvoorbeeld aan wijzigingen in het aantal werkdagen per week of de reisafstand (verhuizing).
VOORBEELD
Uw werknemer werkt op 5 dagen per week. De enkele reisafstand van zijn woning naar de vaste plek voor zijn werk is 25 kilometer. De vaste onbelaste reiskostenvergoeding is dan voor het hele kalenderjaar maximaal 214 dagen x 50 kilometer x € 0,19 = € 2.033. Per maand is dat € 169,42.
WELKE INVLOED HEEFT HET MASSAAL THUISWERKEN HIEROP?
Nu iedereen massaal thuiswerkt – en het ernaar uitziet dat dit voorlopig nog zal aanhouden – voldoet u wellicht niet meer aan de eis van minimaal 36 weken per jaar reizen naar de vaste werkplek. Voorlopig mag u de onbelaste kostenvergoeding nog gewoon uitbetalen. U mag de vaste reiskostenvergoeding namelijk doorbetalen tijdens maximaal 6 aaneensluitende weken waarin uw werknemer afwezig is.
Als u langdurige afwezigheid van uw werknemer verwacht, mag u de vaste onbelaste reiskostenvergoeding alleen nog uitbetalen tijdens de lopende en de eerstvolgende kalendermaand. Vervolgens stopt de vaste vergoeding. U mag de reiskostenvergoeding daarna pas weer betalen vanaf de maand na de maand waarin de werknemer weer gaat werken.
Vooralsnog mag u voor de maanden maart en april de vaste reiskostenvergoeding gewoon doorbetalen aan uw werknemers. Als de situatie in mei onveranderd is, zal de vaste reiskostenvergoeding in principe niet langer onbelast vergoed kunnen worden.
NB: In de media wordt hier aandacht voor gevraagd van de overheid. Houdt u de nieuwsberichten in de gaten, wellicht dat we tegen die tijd te maken hebben met aangepaste regelgeving.
